La presente entrada va dirigida a  informarles sobre las obligaciones mercantiles fiscales y laborales que tienen las Sociedades Mercantiles que han cesado en su actividad, que han sido dadas de baja de obligaciones tributarias,  pero que todavía no se han liquidado.

Son muchas las Sociedades de esta naturaleza que siguen “vivas”, sin llegarse a disolver y liquidar, limitándose a cumplir la obligación fiscal de presentación anual del Impuesto de Sociedades.

La finalidad de la presente nota es la de recordar las obligaciones legales existentes.

En cuanto a las OBLIGACIONES MERCANTILES  hay que recordar que el artículo 363.1 a)  de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece como causa legal de disolución “el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un periodo de inactividad superior a un año.”

Por lo tanto, transcurrido el año, si el Administrador no convoca Junta General, en un plazo de dos meses,  para tomar el correspondiente acuerdo de disolución y liquidación, incumple una obligación que acarrea su responsabilidad solidaria de las obligaciones sociales posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución (art.367 LSC)

En relación con las responsabilidades frente al Registro Mercantil, la Sociedad seguirá teniendo la obligación de llevar la contabilidad, legalizar libros, formular las cuentas anuales para su aprobación en Junta General  y depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.  A este respecto, el artículo 282.1 de la LSC establece para el caso de que se incumpla la obligación de depositar las Cuentas Anuales el cierre de la hoja registral de la Sociedad, es decir, la imposibilidad de que se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la Sociedad mientras el incumplimiento persista.

Asimismo, el artículo 283 de la LSC prevé la imposición de una sanción de 1.200 a 60.000 € por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas en el caso de que se incumpla por el administrador la obligación de depositar las cuentas anuales. El límite de dicha sanción asciende a 300.000 € cuando la Sociedad o el grupo de Sociedades tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 €.

Dichas infracciones prescriben a los tres años, por lo que a efectos prácticos, nos podrían sancionar por los últimos tres años no presentados.

Cabe decir que, en la práctica, no es norma generalizada por el Registro Mercantil la apertura de expedientes e imposición de sanciones por la no presentación de las cuentas anuales hasta el momento, pero no está de más recordar que la posibilidad de sancionar está recogida expresamente en la Ley.

En cuanto a las OBLIGACIONES FISCALES,  una Sociedad inactiva debe declarar el cese de su actividad ante la Agencia Tributaria mediante la presentación de una declaración censal de modificación modelo 036/ 037, marcando la casilla  140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales  (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades inactivas)” e indicando en la casilla 141 la fecha efectiva del cese.

Igualmente, persiste la obligación de presentar todos los años el Impuesto sobre Sociedades, modelo 200. En caso de que exista inactividad durante todo el año, debe marcarse la casilla 026, lo que impedirá el acceso a la cuenta de pérdidas y ganancias  y sólo podrá cumplimentarse el balance de situación. También quedaría obligada la Sociedad a presentar las facturas recibidas sujetas a retención (mediante el correspondiente modelo 111/115 y resumen anual modelo 190/180), aunque no pudieran considerarse como gasto deducible al carecer de actividad, e ingresar el importe de dicha retención a la Agencia Tributaria.

Cabe recordar que el incumplimiento de las obligaciones tributarias sí que es motivo de sanción por parte de la Agencia Tributaria (por ejemplo la no presentación del Impuesto de Sociedades anual, entendiendo que no hay perjuicio para la Administración, ya que no hay cuota a ingresar, supone una multa de cuantía fija de 200,00 €)

En cuanto a las OBLIGACIONES LABORALES ante la  Seguridad Social, los administradores de la Sociedad que se encuentren  dados de alta en el régimen general deben darse de baja.  Los administradores dados de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos pueden darse de baja siempre que la Sociedad realmente no realice actividad profesional o empresarial alguna y  que no realicen otras actividades por cuenta propia.